Come prepararsi ad un incontro business in Russia

Prima di affrontare viaggi di affari nel mercato russo, o in qualsiasi altro mercato estero (soprattutto quelli apparentemente più simili al nostro), è meglio prepararsi alle differenze culturali, la cui comprensione è fondamentale per riuscire ad instaurare solide relazioni interpersonali con i potenziali partner commerciali locali. Spesso infatti, l’imprenditore, pur se sensibile al tema, arriva in Russia forte di alcune convinzioni, legate al proprio modo di pensare, ai propri valori, alla propria cultura, magari associate a qualche idea sugli interlocutori, suscitata da qualche opinione raccolta o semplicemente da qualche stereotipo. Non necessariamente tutto il bagaglio di conoscenze ed esperienza rappresenta un ostacolo, anzi spesso è un punto di forza: i nostri interlocutori russi possono infatti apprezzare molto la nostra origine e cultura. Ma basta alle volte un’espressione sbagliata, un gesto non compreso, un atteggiamento non condiviso, per guastare tutto. E si sa: se si parte con il piede sbagliato, e difficile recuperare poi il terreno perduto, soprattutto considerando la distanza fisica, linguistica e culturale.

Prima di un’attenta analisi delle abitudini e delle specifiche circostanze da seguire nei singoli Paesi, è necessario indicare le 10 regole da seguire che anticipano il vero e proprio incontro e la presentazione del proprio business, valide a livello internazionale, che possono aiutare ad affrontare un meeting nel migliore dei modi:

Essere puntuali: ci sono culture che considerano la puntualità un fattore fondamentale mentre altre sono molto flessibili. Comunque sia, essere in orario è sempre molto apprezzato da chiunque. Per non far aspettare il vostro interlocutore, è consigliabile arrivare nel luogo prestabilito circa 15 minuti perché si deve tener in considerazione che spesso si può perdere tempo nella procedura di check-in o registrazione in azienda o semplicemente nel trovare la sala meeting.
Comunicare i partecipanti: è fondamentale comunicare, in maniera chiara, chi parteciperà all’incontro e da chi si sarà accompagnato, indicandone anche il ruolo aziendale ricoperto, se la controparte non dovesse esserne già a conoscenza.
Valutare la formalità: è bene cercare di capire il livello di formalità richiesto dalla riunione, in termini di abbigliamento e il livello di familiarità colloquiale da adottare durante la conversazione.
Conoscere i nomi: memorizzare correttamente ogni nome dei partecipanti è sempre estremamente utile, con l’effetto di aumentare l’amichevole predisposizione dei partecipanti e accorciare la distanza comunicativa.
Agenda: è utile e ben visto inviare una email qualche giorno prima dell’incontro condividendo con la controparte il giorno e l’orario dell’appuntamento, i temi da trattare e l’obiettivo del meeting stesso.
Essere preparati: preparare tutto il materiale che può essere utile durante l’incontro e portarlo con sé al fine di introdurre al meglio la proposta commerciale, programmare mentalmente il contenuto della presentazione e il contenuto del discorso, e pensare a possibili domande che può porre la controparte in modo da essere pronti a fornire risposte e informazioni adeguate.
Pause: se l’incontro si tiene presso la propria azienda e la riunione può durare molto tempo, è utile fissare delle pause ogni due ore per permettere ai partecipanti di riposare ed avere la loro attenzione costate durante l’intero incontro.
Ascoltare: essere un buon ascoltatore, non solo un buon oratore.
Telefono: spegnere il cellulare prima dell’inizio dell’incontro. Se si dovesse esser in attesa di una chiamata urgente, è consigliabile utilizzare il telefono con la modalità silenziosa, scusandosi in anticipo di possibili chiamate in arrivate e annunciando di rispondere al telefono se sta arrivando una chiamata.
Biglietti da vista, penne e block-notes: ricordare di portare con sé i biglietti da visita da consegnare alla controparte e dotarsi di carta e penna se si volessero prendere appunti durante il meeting. Dimenticare una di queste potrebbe esser considerato come mancanza di attenzione e poca considerazione dalla controparte.

Queste 10 regole evidenziano ciò che si dovrebbe tenere a mente nella creazione e nel partecipare a una riunione di lavoro con controparti internazionali. La sezione che segue, invece, fa riferimenti più specifici alla mentalità e alla cultura locale che devono essere conosciute per intraprendere rapporti commerciali in Russia.

IN RUSSIA

Saluto iniziale: la stretta di mano, ferma, breve e sicura di sé, è il saluto più utilizzato, non dimenticandosi di avere cura di sorridere mantenendo il contatto visivo durante il saluto. Non si stringe la mano, però, quando si ha superato la soglia di ingresso: questo è considerato un gesto di malaugurio e di sfortuna;
Relationship: i russi preferiscono i contatti diretti che una comunicazione a distanza, ma solo se vi è un reale interesse ad intraprendere un rapporto di collaborazione. Incontrarsi per una semplice visita non è usuale in Russia, mentre se vi è un sostanziale interesse negli affari è consigliabile sfruttare la possibilità di organizzare un incontro faccia a faccia per stabilire un rapporto personale;
Obiettivo dell’incontro: i russi sono molto pragmatici e orientati agli obiettivi. L’incontro di lavoro deve possedere un valore e uno scopo, chiari e ben definiti. Sarà difficile convincere la controparte a partecipare ad un incontro se non è chiaramente comunicato e motivato un possibile valore per tutti i partecipanti o se nell’ordine del giorno dell’incontro è segnata solo una introduzione preliminare;
Linguaggio: l’inglese è ben accettato ma se non parlato in maniera fluente e con appropriatezza potrebbe essere un grande ostacolo nel dare i messaggi giusti o nel coinvolgere l’audience. Meglio essere accompagnati da una persona madrelingua russa in grado di guidare la conversazione e tradurre la comunicazione;
Abbigliamento: in generale, gli uomini russi tendono ad indossare un abito scuro o giacca e pantalone con cravatta e scarpe classiche (questo abbigliamento da una percezione di serietà e professionalità). Le donne d’affari indossano abiti classici come tailler o camicette e gonna, evitando abiti eccessivamente appariscenti e vistosi;
Pazienza: i russi sono forti negoziatori e sono molto abili a nascondere le loro emozioni e le intenzioni reali. Negli incontri d’affari i partecipanti devono avere pazienza nel parlare, nell’ascoltare e nel seguire tutti i passi proposti dalla controparte russa, senza mostrare urgenza nel chiudere l’affare al momento;
Supporto: Senza dubbio, nel comprendere gli usi e i costumi locali, i follow-up e le comunicazioni quotidiane dovrebbero essere gestite da un madrelingua russa, in modo efficace, sia nel tono che nei contenuti;
Regali: portare regali a un incontro di lavoro (possibilmente legato al vostro paese d’origine) è sempre ben apprezzato dai russi, anche in occasione della prima riunione. Il valore del regalo deve essere proporzionale al livello e al ruolo della controparte;
Scadenze: occorre dare seguito alle promesse, anche per le scadenze. Se si dice che l’informazione sarà inviata la prossima settimana, deve essere inviata entro questa data. Pertanto si consiglia di fare una promessa realizzabile invece di cercare di impressionare il partner russo con tutto ciò che non può essere fatto in tempo;
Tempistiche: se i russi sono interessati e pronti per la cooperazione vuol dire che sono pronti “adesso”. L’ambiente business cambia rapidamente in Russia, quindi, potrebbe essere troppo tardi riprendere o continuare una relazione commerciale dopo due mesi. Normalmente uno-due settimane è un intervallo ideale per effettuare il follow-up.